Innovation participative : Ideasmine, le logiciel indispensable

La force d’une entreprise réside en grande partie dans sa capacité à tenir compte des propositions des autres. Pour bien fonctionner, elle a besoin de connaître l’avis de ses collaborateurs, de ses clients, des fournisseurs et même de l’administration. En 2010, AL Consulting a lancé un produit qui leur permet de récolter, d’étudier et de se servir d’un maximum d’idées possibles : IdeasMine. Cette solution aide aussi ses interlocuteurs à s’exprimer.

 

Les raisons d’être d’Ideasmine

 

Les réunions et les brainstormings sont des sources d’idées intéressantes, mais ils ne sont pas aussi efficaces qu’une boîte à idées. Cet outil aide à s’informer sur les remarques et les besoins des collaborateurs en temps réel. Cependant, ne contraste-t-elle pas avec le décor contemporain de l’entreprise ? Actuellement, il existe une version améliorée de la boîte à idées : IdeasMine, l’outil de management des idées. Il s’agit d’un produit d’AL Consulting. Elle permet de transformer de simples propositions en leviers d’innovation pour l’entreprise.

 

Avec IdeasMine, les employés, les partenaires, les clients et l’administration peuvent s’exprimer à propos d’un projet. Après analyse, ils ont le privilège de voir la concrétisation de leur idée. Cet outil est capable d’étudier rapidement les propositions, d’évaluer leur importance et de les mettre en application. Contrairement à la boîte à idées classique, elle permet de conserver et d’exploiter les requêtes émises par les collaborateurs aux bénéfices de l’entreprise. IdeasMine se compose principalement d’un programme de gestion des idées, des actions et des pratiques appropriées.

 

Son fonctionnement

 

Comment les acteurs du développement de l’entreprise peuvent-ils se servir d’IdeasMine ? Ils lancent l’outil en remplissant un formulaire spécifique portant le nom « émettre une idée ». Ensuite, leurs idées sont transmises à d’autres personnes-ressources et à l’administrateur pour être analysées. Une semaine après, ils reçoivent un premier retour qui mentionne que celles-ci sont « en cours d’analyse ». Quelques jours après, ils obtiennent un autre rapport qui indique leur validation ou non. Si les propositions sont réalisables, un responsable est désigné et un deadline est fixé. Puis, les idées passent à une autre phase, celle de la réalisation (une phase de 3 mois au maximum). Une fois ce délai achevé, elles sont transmises à leur responsable. Ensuite, ce dernier informe la personne ressource sur leur état (4 jours après la date d’expiration de la phase de réalisation au plus tard).

 

En résumé, les idées traversent trois phases avant sa concrétisation : l’émission, l’étude et la mise en application. En cas d’anomalie, elles sont rejetées et transférées dans la catégorie « non retenue ». Pour assurer ces fonctions, IdeasMine fait intervenir plusieurs acteurs, à savoir : l’animateur, le responsable et la personne ressource. Ils possèdent chacun leur attribution.

 

La personne ressource

 

Comme son nom l’indique, elle a pour rôle de faire part de ses idées de manière régulière. Si celles-ci intéressent les responsables de l’entreprise, elle peut participer à leur concrétisation. Avec IdeasMine, l’animateur peut lui fournir des informations en relation avec ses propositions jusqu’à leur mise en application, ce qui n’est pas possible avec une boîte à idées ordinaire. Il peut aussi l’informer sur les idées similaires et toutes les autres idées qu’il a recueillies.

L’animateur

 

Ce second acteur contrôle le bon usage d’IdeasMine. Il s’assure que toutes les personnes-ressources participent à l’analyse des idées reçues et stocke les liens en les mettant avec des idées identiques. Comment se sert-il d’IdeasMine pour accomplir ses tâches ? En tant qu’animateur, il a pour fonction d’animer le recueil d’idées de l’entreprise. L’outil, quant à lui, relance et contacte les personnes-ressources à sa place. Il établit une sorte de compte-rendu sur l’avancement des requêtes ainsi que leurs corrélations avec d’autres. À la fin de l’opération, toutes les idées sont combinées pour être traitées et appliquées.

 

L’animateur, quant à lui, assure le bon fonctionnement du système. Il est important de noter qu’il est le garant d’une communication fluide entre les dirigeants, les employés et les partenaires de l’entreprise. Pour cela, il se sert des rapports d’idées sur IdeasMine. En général, il travaille en étroite collaboration avec le département communication.

 

Le responsable

 

Les idées émises par les personnes-ressources ne restent pas seulement au stade de l’analyse. Une fois validées, elles se transforment en projets concrets. Le responsable est l’acteur qui contrôle leur mise en application. Il suit la progression de leur traitement, c’est-à-dire leur analyse ainsi que leur validation et marque les étapes franchies. IdeasMine l’aide à recueillir toutes ces informations. Parfois, il peut être amené à aider les émetteurs d’idées lorsqu’ils ont besoin d’un compte-rendu. Pendant les réunions, il a pour rôle d’interpréter les indicateurs afin de mettre en valeur les missions de ses collaborateurs. D’où viennent ces indicateurs ? D’IdeasMine.

 

Les composants d’Ideasmine

 

Pour assurer sa mission, IdeasMine se sert de quatre outils. À savoir, un module Saas, un document concernant la technique d’application, un guide utilisateur et un guide animateur.

 

Le module

 

Le module est un outil hébergé auquel l’entreprise peut avoir accès en tapant un lien spécifique. Il s’agit d’un espace personnel, sécurisé et qui garantit la protection des datas.

 

Le document consacré à la technique d’application

 

Cet outil, quant à lui, résulte d’une recherche de 20 ans. AL Consulting a réussi à le développer grâce à ses expériences en tant que spécialiste de la conception de solution pour le développement des industries. Il résume les étapes de l’exploitation du système. Grâce à lui, les professionnels avancent plus rapidement.

 

Les guides

 

Le guide utilisateur comme le guide animateur sont les manuels d’utilisation d’IdeasMine. AL Consulting s’en sert pour leurs conseils et formations sur l’innovation participative. Le premier contient toutes les informations dont les employés ont besoin pour bien comprendre le sens de « idée d’amélioration », les raisons d’être du système et ses enjeux. Le second s’adresse aux administrateurs ainsi qu’aux responsables. Il a pour fonction de leur rappeler qu’ils occupent un rôle important dans la réussite du processus et de les indiquer leurs fonctions.

 

Les avantages

 

Intéressé par IdeasMine ? Il faut l’essayer. Grâce à lui, les professionnels bénéficient de plus d’une dizaine d’avantages, dont :

 

La possibilité de voir les idées émises dans leur globalité

 

L’auteur peut avoir accès à la globalité de ses idées ainsi qu’aux faits marquant leur concrétisation (état et sélection des idées, commentaires, participants les plus actifs).

L’existence d’un Workflow

 

Tous les acteurs concernés par le système peuvent suivre l’évolution du traitement des idées chaque fois que c’est nécessaire.

 

Animation de qualité

 

IdeasMine informe automatiquement les auteurs sur les étapes franchies par leurs propositions. Il en fait de même pour les animateurs et les responsables sur le terme du traitement et de la réalisation des projets.

 

Participation active des personnes-ressources

 

Le logiciel a été élaboré de manière à ce que les personnes-ressources puissent l’utiliser correctement. Deux clics suffisent pour enregistrer une requête ou une proposition étudiée. Ces auteurs peuvent classer leurs idées dans la liste des priorités et assurer leur concrétisation eux-mêmes. Ils peuvent les publier immédiatement ou les perfectionner (dans ce cas la diffusion est en attente).

 

Solutions évolutives

 

IdeasMine est mis à jour selon les besoins des utilisateurs, ce qui garantit son efficacité au fil des années. Ces derniers peuvent même l’améliorer en fonction de la progression de leurs activités.

 

Accessible à distance

 

Le but d’IdeasMine est de permettre aux collaborateurs de l’entreprise de s’exprimer à tout moment. Ainsi, il a été conçu de manière à ce que ceux-ci puissent l’utiliser 7/7 jours et 24/24 heures partout où ils sont. Il est compatible avec les smartphones, les tablettes ou les ordinateurs portables.

 

Activation rapide

 

Cette solution peut être activée sans l’intervention d’informaticien grâce au mode SaaS. Elle est reliée aux serveurs de l’hébergeur 12 heures après son installation au plus tard. Une fois connectée, elle est opérationnelle. L’attente ne dépasse jamais les 24 heures.

 

Modifiable

 

Les utilisateurs peuvent adapter les fonctionnalités d’IdeasMine aux conditions de réalisation et au type de leur projet. Des fonctionnalités manquantes ? Il faut contacter AL Consulting pour les intégrer. Il les installe dans un délai très court pour accélérer la remise en route de la solution.

 

Simple

 

Inutile de s’identifier plusieurs fois pour se servir d’IdeasMine. Une seule saisie suffit pour l’utiliser grâce au SSO. Ce dispositif personnalisé assure la sécurité des données personnelles de tous les émetteurs d’idées.

 

Idées protégées

 

Les idées émises à partir de ce logiciel sont sous la protection de l’hébergeur. Elles sont placées sur des espaces de stockages en RAID et sont enregistrées quotidiennement de manière automatique (deux fois en 24 heures). Si des anomalies surviennent, elles sont corrigées en 12 heures au plus tard.

 

Personnalisable

 

Chaque utilisateur peut adapter la couleur de son outil selon ses préférences. Il peut en faire de même pour son template et son bandeau. Ainsi, il s’implique mieux dans le développement de l’entreprise en étant motivé par des conditions de travail à son image.

 

Les professionnels bénéficient de plusieurs autres avantages supplémentaires en se servant d’IdeasMine. Parmi eux comptent la possibilité de rechercher des idées ainsi que des commentaires à partir de mots clés. Par exemple, s’ils souhaitent se renseigner sur l’innovation participative, ils leur suffisent d’insérer ces mots dans la case de recherche.

 

Commander IdeasMine

 

IdeasMine se compose de plusieurs modules et logiciels indispensables à l’atteinte des objectifs de développement de l’entreprise. Que sont-ils ? Les logiciels Tâches, les logiciels Bonnes pratiques, les logiciels idées, le module pérennité, le module réussite du démarrage, ainsi que le module formation et conseil. Grâce à ces outils, il devient plus facile de mettre en place un dispositif évolutif au sein de l’entreprise. Afin d’en profiter, il faut passer sa commande. Comment procéder et quelles sont les conditions à respecter ? D’abord, il faut souligner qu’IdeasMine est disponible seulement en location. Son loyer change selon l’effectif des utilisateurs. La durée de sa location est d’au moins 3 mois. Son concepteur peut accorder des réductions aux écoles, aux centres de formation, aux établissements administratifs et aux associations.

 

À la livraison, AL Consulting envoie les dispositifs indispensables à la mise en place d’un système de management des idées efficace. Il permet d’accéder à la solution Saas qui se trouve dans leur serveur. Enfin, si un incident survient, les utilisateurs d’IdeasMine peuvent contacter le support technique. Ils peuvent réclamer un remboursement 30 jours après la livraison.

  • IdM Standard
  • 530 HT
  • Module Idées

    • Module Meeting
    • Module Communication
    • Module Succès mise en place
    • Mises à jour illimitées (solution non customisée)
    • Le prix location par mois est fonction du nombre d’utilisateurs Potentiels
    • Installation initiale: 530 € HT
    • Module Pérennité Accompagnement à distance : sur devis
    • Modifications fonctionnalités, SSO : sur devis
  • IdM Pro
  • 750 HT
  • Module Idées

    • Module Meeting
    • Module Communication
    • Module Succès mise en place
    • Mises à jour illimitées (solution non customisée)
    • + Module Tâches
    • Le prix location par mois est fonction du nombre d’utilisateurs Potentiels
    • Installation initiale: 750 € HT
    • Module Pérennité Accompagnement à distance : sur devis
    • Modifications fonctionnalités, SSO : sur devis
  • IdM Entreprise
  • 870 HT
  • Module Idées

    • Module Meeting
    • Module Communication
    • Module Succès mise en place
    • Mises à jour illimitées (solution non customisée)
    • + Module Tâches
    • + Module Bonnes Pratiques
    • Le prix location par mois est fonction du nombre d’utilisateurs Potentiels
    • Installation initiale: 870 € HT
    • Module Pérennité Accompagnement à distance : sur devis
    • Modifications fonctionnalités, SSO : sur devis